Veranderen, moet dat nou?

Naast mijn werk ben ik ook moeder van twee zonen in de basisschool-leeftijd. De oudste omarmt iedere verandering waarvan hij denkt dat het hem iets kan brengen. De ander krijg ik alleen in beweging als ik de juiste aanvliegroute gebruik. Exact zoals het ook werkt bij volwassenen en – dus – bij advocaten. Het blijft zoeken naar de juiste manier om verandering een positieve impuls te geven, maar hoe krijg je dit binnen een advocatenkantoor voor elkaar?

Gevoel van urgentie

Advocaten staan niet bekend om hun diepgewortelde wens om continu te veranderen. Of om, zoals dat nu zo mooi heet, te ontwrichten. Advocaten willen juist structuur brengen in de brij aan informatie die ze aangereikt krijgen en ingewikkelde casusposities oplossen. Niet telkens de boel op de schop gooien, gewoon omdat dat ‘leuk’ is en tot lekker veel ‘creatieve vibes’ leidt. Dus zitten ze ook niet altijd te wachten op mensen die dat voor ze komen doen. Net als bij mijn ene zoon is hier de nodige portie ervaring, inlevingsvermogen en een trukendoos nodig om te zoeken naar de juiste snaar. Naar de juiste aanpak om verandering te omarmen, maar hem wel het gevoel te geven zelf ‘in control’ te zijn.

Advocaten zijn gelukkig ook redelijke mensen. Personen die met argumenten overtuigd kunnen worden, mits het steekhoudende argumenten zijn uiteraard. En om advocaten te overtuigen dient er enig gevoel van urgentie te bestaan (om maar even in het managementjargon te blijven). Binnen advocatenkantoren worden onderstaande situaties veelal als urgent beschouwd.

 

1. Morrende cliënten
Een kantoor heeft te maken met een groeiend aantal morrende cliënten. Niet over de inhoud van de dienstverlening, wel over de factuur bijvoorbeeld. Cliënten worden steeds mondiger en stellen met enige regelmaat vragen over de individuele posten op een factuur. Denk aan tijd die besteed moet worden aan intern overleg, bestuderen jurisprudentie of de opslag voor ‘kantoorkosten’. Kantoorkosten moeten in de beleving van cliënten verdisconteerd zitten in het tarief. Allemaal verklaarbare en nuttig besteedde tijd. Helaas beleeft een cliënt dat soms anders. De oplossing kan dan gezocht worden in anders tijd schrijven (de desbetreffende codes gewoon niet meer gebruiken) of het werk- en declareerproces eens goed onder de loep nemen.

 

2. Teruglopen van de winst

Gevoel van urgentie kan in een nog negatiever scenario ook ontstaan doordat de winst terugloopt. Door dalende omzet met gelijkblijvende kosten en/of door stijgende kosten bij gelijkblijvende omzet. Stilstand is achteruitgang in zo’n geval. Dan wordt de oplossing al weer wat ingewikkelder: inkrimpen of een nieuwe markt aanboren? En hoe dan? Welke markt bedien ik eigenlijk? Hoe ga ik marktaandeel veroveren; is content marketing de oplossing?

 

3. Talent aan je binden

Een gevoel van urgentie waarvan ik verwacht dat het de komende tijd sterker zal worden is dat het weer moeilijker gaat worden om (jong) talent aan een kantoor te binden en te blijven boeien. De markt voor starters trekt alweer aan en de markt voor medewerkers met 4 tot 8 jaar ervaring is eigenlijk nooit slecht geweest. Hoe behoud je als kantoor dit ‘menselijke kapitaal’ waar zoveel in geïnvesteerd is?

Eva Peeters L-IME

Het is tijd voor verandering

Als een van de hiervoor beschreven scenario’s zich voordoet, dan moet er iets veranderen. Maar wat dan? En hoe pak je dat aan? Dat hangt – uiteraard – af van de situaties. Gaat het om het aantrekken van nieuwe cliënten of het uitbreiden van werk dat komt uit bestaande cliënten? Dan is het van belang om je positie en propositie duidelijk te krijgen. Voor jezelf. En voor de buitenwereld. Geen gemakkelijke opgave.

Wanneer het gevoel ontstaat dat meer medewerkers weg gaan dan door 'natuurlijk verloop' te verklaren is, dan wordt het ook lastig. Want blijkbaar speelt er iets bij de werknemers en hoe kom je daarachter? De angst bestaat vaak dat als je daarnaar gaat vragen, je misschien wel een beerput opentrekt van negativiteit. Immers, alles wat je aandacht geeft groeit.

Manieren om positief te veranderen

Werkklimaat
Aan de angst voor negativiteit is echter zeker wat te doen. Wat, hangt sterk van de vraagstelling af. Gebruik je bijvoorbeeld de appreciative inquiry methode (bijvoorbeeld: wanneer is een werkdag voor jou geslaagd?) dan benadruk je het positieve, maar ontdek je zeker ook het negatieve, zonder dat je daar te veel de nadruk op legt.

Kosten
Zit de druk echter in te hoge kosten, bijvoorbeeld door een te hoge ratio advocaten - secretaresses en/of door inefficiënte werkprocessen, dan is veranderen eigenlijk vooral een kwestie van de juiste technologische mogelijkheden vinden en ze implementeren.

Werkprocessen
Kijk eens goed naar de werkprocessen. Is het echt nodig dat uw secretaresse uw e-mails print en opbergt in het dossier in uw kast. Kan het declareerproces niet efficiënter? Zou u, al dan niet na een typecursus, ook makkelijk zelf uw processtukken kunnen uitwerken? Dan kan uw secretaresse andere werkzaamheden oppakken die uw kantoor vooruithelpen. En waar ze wellicht zelfs tijd voor kan schrijven die wel goed te declareren is.

Samenwerken met cliënten
Maar soms vragen cliënten ook om samen aan stukken te kunnen werken. En dat betekent niet: eindeloos een nieuwe versie van een document heen en weer mailen, maar echt samenwerken aan een stuk in een veilige omgeving. Ook iets dat eenvoudig technisch in te richten is, maar wat een andere denkwijze van u en uw collega's vraagt.

Geef het goede voorbeeld

Het maakt uiteindelijk niet zozeer uit wat er moet veranderen; de mensen moeten mee veranderen. Dat is vaak het ingewikkelde stuk in een proces, maar zeker niet onmogelijk. Leg iedereen uit waarom deze stap nodig is. Laat ze meedenken over de best passende oplossing, geef ze de tijd om te leren op de nieuwe manier te werken, én doe mee! Het juiste voorbeeld geven is echt belangrijk. En dat geldt voor de gehele partnergroep.

Onthoud dit: Een nieuw pakket kopen kan snel geregeld worden. Het juiste pakket kopen wordt al ingewikkelder, lees hierover hier meer. Iedereen daadwerkelijk met een nieuw pakket laten werken en ervoor zorgen dat ze daar ook blij mee zijn, dat is de overtreffende trap, maar ook de leukste en de meest rendabele. Want alleen dan gaat u als kantoor drie stappen vooruit en niet meer twee achteruit, zonder dat u het merkt....

Samenvattend: bekijk uw kantoor en uw kantoorgenoten. Welke aanvliegroute hebben uw collega's nodig en stippel die route uit. Benader ze enthousiast en geef ze vertrouwen. Haal het enthousiaste kind in ze weer naar boven. Het is soms diep graven, maar het zit erin, geloof me.  

 

Groet, Eva

 

Eva Peeters

Eva is een coach die op uitgekiende wijze richting geeft aan mens en organisatie. Ze heeft een opmerkelijke affiniteit met IT en innovatie en neemt digitalisering niet met een korreltje zout. Eva staat kantoren bij, neemt de leiding waar nodig of zorgt juist geruisloos op de achtergrond voor acceptatie van veranderingen binnen uw kantoor.

Lees meer over Eva