Legaltech is bereikbaar maar niet geschikt voor iedereen

Digitaliseren bespaart tijd, moeite en geld. Dat is de belofte. Voor elk advocatenkantoor is het echter anders waar en hoe digitalisering kan worden toegepast. Het is immers geen doel op zich, maar volgt de visie en strategie van een kantoor. En in de kern is deze voor elk kantoor hetzelfde: meerwaarde leveren voor cliënten. Het digitaliseren van de praktijkvoering kan hierin een rol spelen. Dus focus niet op legaltech, wat het is en of het bereikbaar voor je is maar richt je aandacht op wat er echt toe doet: wat wil je cliënt? Is die gebaat bij de inzet van legaltech?

 

Veel kantoren hebben de laatste jaren tal van softwareapplicaties geïmplementeerd in het kader van de digitalisering. En hier lijkt voorlopig ook nog geen eind aan te komen. Variërend van systemen voor het digitaal beheren van e-mail- en documentstromen en systemen voor het produceren van complexe overeenkomsten tot aan systemen om online met cliënten samen te werken of volledige ‘self service’-portalen; legaltech is ‘booming business’. Technologische mogelijkheden die toegepast kunnen worden in een juridische praktijk.

 

Maar is alles dan legaltech?

Wat mij betreft niet maar daar zijn de meningen nogal over verdeeld. Persoonlijk zie ik legaltech als een technologische toepassing die ervoor zorgt dat de levering van juridische diensten op een wezenlijk andere manier wordt ervaren. Het raakt dus vooral de ontvanger van deze diensten. Ik denk dan aan online legal services zoals LegalMatters.com, LegalLoyd en VraagHugo. En aan online dispute resolution zoals Rechtwijzer, e-Court en Uitelkaar.nl. Natuurlijk denk ik ook aan tools zoals Appjection, Firm24 en NDALynn. Maar vooral denk ik aan toepassingen die vanuit de juridische praktijk komen; als uitbreiding op het huidige verdienmodel. Ondernemerschap binnen de advocatuur. Volstrekt logisch als je het mij vraagt, want als een inkomstenstroom onder druk lijkt te komen, dan zoek je naar aanvullende en misschien zelf een vervangende inkomstenbron. En laten we eerlijk zijn; of de urenfabriek nu goed loopt of niet, het heeft zo zijn beperkingen.

 

Legaltech als marketingmachine

Legaltech is een containerbegrip waar van alles ingestopt wordt. Het woord klinkt lekker en iedereen lijkt erop aan te slaan. Of het nu de softwareleveranciers zijn of de kantoren zelf; er wordt behoorlijk geëtaleerd met het fenomeen legaltech. Het is een ware marketingmachine, die door menigeen wordt aangegrepen om meer waarde toe te kennen aan het advocatenkantoor als merk zodat je meer diensten kunt verkopen. Maar zit je cliënt daar op te wachten? Dat hang er van af, zou een jurist zeggen. En dat is ook zo. Nee, natuurlijk zit je cliënt niet te wachten op legaltech an sich, maar misschien wel op wat de toepassing voor hem kan betekenen. Maar of de meerwaarde die je wilt leveren aan cliënten alleen via de weg van legaltech loopt? Dat betwijfel ik.

 

Legaltech in de praktijk

Er zijn zeker toepassingen in de praktijk bekend die de inzet van legaltech rechtvaardigen omdat het gehoor geeft aan de behoefte van een bepaalde doelgroep. Dat je weet wie je doelgroep is en wat deze wil, is dan natuurlijk wel essentieel. Ik ga dan nog steeds uit van mijn idee over wat legaltech is. De ‘strikte uitleg’, om in het jargon te blijven: oplossingen die ontstaan gedreven vanuit de wil om te innoveren, om een positieve bijdrage te leveren aan het toegankelijk(er) maken van het recht en de bereidheid om mulitdisciplinair samen te werken in een co-creatie tussen advocaten, ontwikkelaars en cliënten. Of gedreven door entrepreneurs waarvoor funding geen probleem is of grote softwarebedrijven, die het potentieel zien van de legaltech business.
En dat is naar mijn idee waar het grijze gebied ontstaat. Het gebied waarin alle juridische IT-oplossingen in een keer legaltech genoemd worden. Met die ruime uitleg is op zich niks mis zo lang je maar beseft dat daar diverse softwarecategorieën onder vallen, denk aan praktijkmanagement, documentmanagement en CRM systemen, die de hype cycle van Gartner al volledig hebben doorlopen en in het juridische domein geaccepteerde toepassingen zijn. Blijvertjes dus. In gebruik bij het gros van de kantoren; betaalbare oplossingen die rendement opleveren omdat ze bedrijfsprocessen optimaliseren. Op de IT-Kieswijzer vind je een overzicht van dergelijke pakketten.

 

Legaltech bereikbaar voor elk kantoor

Of je nu wel of niet legaltech moet inzetten, hangt dus af van je doelgroep. Legaltech in de ruime zin is hoe dan ook bereikbaar voor elk kantoor, maar ook de ‘echte’ legaltech oplossingen kunnen dat zijn. Natuurlijk heeft een groot kantoor meer slagkracht en maken zij eenvoudiger een budget vrij om te innoveren. De praktijk laat echter ook succesvolle initiatieven zien die zijn ontsproten uit het creatieve brein van één of meerdere advocaten die niet altijd een samenwerking hebben opgezocht maar wel vonden dat het tijd was voor een andere aanpak. Cliënten, ontwikkelaars en collega-kantoren staan open voor een gezamenlijke aanpak. Waarom zou je dat speelveld niet verkennen? Een vraag waarop het antwoord besloten moeten liggen in de visie van je kantoor. Het is een keuze of je bereid bent om te investeren. Investeren in je cliënten wel te verstaan. Legaltech hoeft geen vermogen te kosten. Gewoon een kwestie van goed (laten) rondstruinen en kansen spotten.

 

Maak technologie niet belangrijker dan het is

Digitaliseren bespaart tijd, moeite en geld. Dat is de belofte. Voor elk advocatenkantoor is het echter anders waar en hoe digitalisering kan worden toegepast. Daar wordt niet altijd over nagedacht. Vaak wordt blindelings gehoor gegeven aan een verzoek uit de maatschap. We moeten systeem dit-of-dat implementeren. En de oplossing wordt direct gezocht in technologie. Dikke #fail! Te vaak worden de mensen en processen vergeten. Wat is nou echt de behoefte en wat zijn nou echt de doelstellingen? Heb je je mensen niet mee, dan kun je rekenen op vervreemding en weerstand. Besteed je geen aandacht aan je processen, krijg je geautomatiseerde chaos en verwarring.

 

IT-systemen worden niet gebruikt

Natuurlijk helpt technologie om frustratie en inefficiëntie aan te pakken. Maar alleen als je een toepassing effectief implementeert. Kijk maar naar het onderzoek van Advocatie en TGO Consulting waaruit blijkt dat er in een aantal gevallen een flinke discrepantie zit tussen de beschikbaarheid van software en het gebruik daarvan. Met als zorgelijk voorbeeld het kennelijk zeer beperkte gebruik van een ‘document management systeem’: 82% van de respondenten (250 in totaal) heeft een dergelijk systeem tot zijn beschikking, maar 89% zegt het nooit te gebruiken. Ik vraag me overigens wel af of dit een helemaal juist beeld is omdat het onderzoek ook aantoont dat 62% van de respondenten die beschikken over een ‘case management systeem’ dit systeem dagelijks gebruiken. Een dergelijk systeem beschikt in de meeste gevallen over document management functionaliteit. Is dat in het onderzoek verwerkt? Neemt niet weg dat het een triest beeld is waar je bijna mismoedig van zou worden en waardoor je je wel twee keer achter je oren krabt voordat je je inlaat met iets dat ook maar enigszins riekt naar ICT of legaltech.

 

Wat werkt dan wel?

Gebruik je gezond verstand en laat de ondernemersgeest waaien in je kantoor. Waar wordt iedereen blij van? Zoek een aanknopingspunt en zet kleine stappen. Zorg voor een goede afstemming en de juiste balans tussen mensen, werkprocessen en technologie zodat een verandering teweeggebracht kan worden die gedragen wordt door de hele organisatie. En je zult zien dat IT-investeringen gaan renderen. Ontdek het zelf of met ons: let’s L-IME!

 

 

Groet, Marjan