Kennisartikel: Hoe ga ik weloverwogen over naar de cloud?

Een praktische handleiding voor een succesvolle overstap

Uw kantoor bereidt zich voor op de toekomst. Het onderwerp werken in de cloud komt dan natuurlijk aan bod. Is die cloud nu handig en verstandig? Iedereen heeft daar wel een mening over. Maar hoe neutraal is deze mening? In deze blog geef ik een eerlijke kijk op cloud computing en praktische tips om een case goed onderbouwd aan te vliegen. 

 

Wat is ‘de cloud’ precies?

Er wordt al snel gesproken over de cloud om aan te duiden dat er geen computers, servers en software meer fysiek bij u op kantoor staan. Cloud computing is echter een veelomvattend begrip. De cloud is een generieke term die voor de nodige verwarring zorgt omdat er vele vormen, variaties en mogelijkheden zijn. 

Ik zet de varianten graag even op een rij:

  • In de Public Cloud worden zowel de diensten (dat is de software) als de fysieke infrastructuur (dat zijn de servers oftewel de hardware) gedeeld met andere klanten van de cloud dienst. Natuurlijk zonder dat deze klanten bij elkaars data kunnen komen. De diensten worden aangeboden via het internet en zijn door het generieke karakter zeer lucratief. De drie hoofdspelers in dit domein zijn: Google, Amazon en Microsoft. De data die u opslaat in de Public Cloud blijft, afhankelijk van de gekozen leverancier, binnen of buiten de EU. Kiest u bijvoorbeeld voor Office 365 van Microsoft dan blijft uw data binnen de EU (Ierland met als uitvalsbasis Nederland).
  • Private Cloud software wordt ook aangeboden via internet, maar dan met de mogelijkheid om klant-specifieke software te gebruiken. De cloud omgeving wordt namelijk wel met elkaar gedeeld, maar elke klant kan binnen deze omgeving gebruik maken van een speciaal toegewezen stukje fysieke capaciteit. De diensten zijn hierdoor minder generiek en lucratief ten opzichte van de Public Cloud, maar vaak wel meer toegespitst op de wensen van een bepaalde klant(groep). Verschillende ICT-leveranciers bieden deze diensten aan, ook binnen de juridische sector, en maken daarbij gebruik van datacenters. Uw data blijft binnen de EU en vaak zelfs binnen Nederland.  
  • De Hybrid Cloud is eigenlijk een combinatie van Public Cloud en Private Cloud diensten aangeboden door verschillende ICT-leveranciers en heeft dus betrekking op meerdere software producten tegelijkertijd.
  • Ten slotte is er nog het begrip Hosting, een term die eigenlijk niets anders wil zeggen dan een eigen serverruimte ondergebracht in een goed beveiligd datacenter. Hosting en de Private Cloud zijn in de kern dus twee verschillende termen voor dezelfde dienst.

 

 

"Kijken we puur en alleen naar de kosten, dan is de Public Cloud interessanter dan de Hybrid of Private Cloud. Maar de keuze voor het werken in de cloud is niet alleen het resultaat van een simpele rekensom," aldus Marjan.

De voordelen én nadelen

Investeringen in IT worden gedaan om kosten te verlagen, het werkproces te optimaliseren en om de hedendaagse technologische mogelijkheden beter te laten aansluiten bij de wensen van kantoorgenoten en cliënten. Gaat uw kantoor werken in de cloud dan brengt dat voordelen zoals bijvoorbeeld het verminderen van kosten en complexiteit bij het beheren en onderhouden van de huidige servers en software bij u op kantoor. Ook kunnen kantoorgenoten locatieonafhankelijk werken in een veilige dubbel uitgevoerde omgeving, die naar boven maar ook naar beneden schaalbaar is. Een flexibiliteit die veel kantoren aanspreekt.

 

Het migreren naar een nieuwe IT-infrastructuur is echter niet zonder risico’s en onzekerheden. Een voor de overstap naar de cloud relevant voorbeeld is de zogenaamde ‘vendor lock-in’, waarbij uw kantoor praktisch onlosmakelijk verbonden is met en afhankelijk is van de leverancier. Wat als deze failliet gaat? De risico’s moeten goed worden ingeschat en een goede Service Level Agreement die alle afspraken bevat, is onmisbaar. En dan natuurlijk uw internetverbinding. De online afhankelijkheid is enorm. Al geldt dat tegenwoordig al voor zovele verrichtingen die u uitvoert; het is wel er wel een om bewust van te zijn.

 

En hoe zit dat dan met de veiligheid?

Dat uw data veilig ondergebracht moet zijn, spreekt voor zich. Er kan gerust gesteld worden dat het veiliger is om data onder te brengen in de Public Cloud bij Microsoft dan binnen de eigen muren. Okay, fair enough. Maar is de Private Cloud dan niet veiliger dan de Public Cloud? Nee hoor! Het verschil tussen de Private Cloud en Public Cloud richt zich veel meer op de service die rondom de cloud diensten wordt geboden door de leveranciers. De vraag is dus in welke mate u ontzorgd wilt worden en niet hoe veilig u het wilt hebben.

 Balieplus heeft een handige checklist samengesteld, gebaseerd op een richtlijn van de CCBE* waarin de aandachtspunten zijn opgenomen waaraan een provider van cloud diensten tenminste zou moeten voldoen. 

*) CCBE = Conseil des barreaux européens – Council of Bars and Law Societies of Europe, is de Raad van Europese Balies en vertegenwoordigt ruim 1 miljoen advocaten bij diverse europese instellingen.

 

Schrijf een business case

Het schrijven van een business case helpt enorm bij het maken van de keuze om wel of niet naar de cloud te gaan. Voor veel kantoren is het opstellen van een business case een grote uitdaging of teveel werk. Het hoeft echter niet zo moeilijk te zijn of veel tijd in beslag te nemen. Een zinvolle business case bestaat uit de volgende elementen:

  • Strategische afstemming: past het werken in de cloud bij de strategische visie van kantoor? Zijn er cliënten die het onacceptabel vinden wanneer uw data in de cloud staat? Hoe kan de investering het best worden geïntegreerd met de huidige processen en systemen?
  • Financiële analyse: wat zijn de kosten van het werken in de cloud gedurende de gehele levenscyclus? Wat is de verhouding tot de kosten van de huidige IT-infrastructuur? Is de huidige IT-infrastructuur aan vervanging toe?
  • Technische analyse: wat is de ‘performance’ van de overwogen oplossing? Zijn alle belangrijke zaken opgenomen in een Service Level Agreement? Worden alle pakketten die binnen kantoor gebruikt worden ondersteund? Kan gemakkelijk gekoppeld worden? Ligt er een goede internetverbinding?
  • Belanghebbenden: wie zijn de ‘stakeholders’ en zijn zij allemaal vroegtijdig betrokken bij het proces?

 

Als u de behoeften van uw kantoor goed in kaart brengt, geeft dit helderheid over de keuze die u kunt maken. Lees ook eens onze blog http://www.l-ime.nl/blog/one-size-fits-all-ga-toch-weg/. Hierin geef ik wat meer inzicht over het maken van keuzes op het gebied van ICT en aannames die hierbij veelal gemeengoed zijn.  Heeft u al iemand op kantoor die zich met IT bezighoudt, dan heeft u wellicht minder behoefte aan ontzorging en kunt u een overstap naar de Public Cloud overwegen. Heeft u verschillende cliënten die het onacceptabel vinden als uw data in de cloud wordt ondergebracht, kunt u beter alles in huis houden of voor een Hybride Cloud oplossing gaan. En heeft u hierbij hulp nodig, kijk dan uit naar een externe adviseur met kennis van de materie en de markt.

 

Groet, Marjan

Marjan Hermkes

Marjan is een specialist op het gebied van ICT & innovatie. Als geen ander is zij in staat een brug te slaan tussen IT en de gebruiker. Met een vakkundige kijk vertaalt zij mogelijkheden naar uw bedrijfsvoering en werkprocessen.

LEES MEER OVER MARJAN