Q.G.M geeft IT-regie uit handen en houdt controle
Hoe professionaliseer je als kantoor zonder log te worden? Dat was precies de vraag waar Q.G.M voor stond. Sinds de start in 2019 groeide het kantoor gestaag door. Met de komst van Miranda Schaut als kantoordirecteur in 2024 ontstond er ruimte om bewust naar die volgende fase te kijken. Wat werkt goed en waar moet je nu echt stappen zetten? Eén ding was snel duidelijk: IT moest slimmer en toekomstbestendiger worden. Q.G.M. koos voor de IT-manager as a service dienst van L-IME.
‘Zonder goede IT kunnen wij ons werk niet goed doen.’
Van groei naar gerichte keuzes
Q.G.M begon klein, met een duidelijke visie op hoe het anders kon: lean georganiseerd, zonder overbodige staflagen, en met veel aandacht voor persoonlijk contact. Die basis staat nog steeds, alleen vraagt groei om andere keuzes. Miranda: ‘We zijn gaan kijken naar alle onderdelen van de organisatie. IT is daarin een belangrijk fundament, omdat het bepaalt hoe efficiënt en prettig we kunnen werken.’
Partner Joris van de Bunt vult aan: ‘We zitten in een fase waarin je verder professionaliseert. Dan wil je het goed doen, niet half. Maar we willen ook geen zware organisatie worden met alles in huis.’
Die combinatie vraagt om een andere aanpak zoals het slim gebruikmaken van externe expertise.
Bewust geen IT in huis
Voor Q.G.M was het al snel duidelijk dat een interne IT-manager niet de oplossing was. De behoefte zat niet in een fulltime functie, maar in gerichte kennis op de juiste momenten. Joris: ‘Wij zijn lean en mean georganiseerd. Dat willen we zo houden, omdat het ons in staat stelt dichter op onze cliënten te zitten en met hen mee te bewegen. Maar als je een IT-traject goed wilt aanpakken, heb je wel iemand nodig die de markt kent en weet hoe je zo’n proces inricht.’
Via Miranda kwam L-IME in beeld. En daarmee ook het concept IT-manager as a service. Op basis hiervan werd Rob Ameerun voorgesteld. Miranda: ‘Het aantrekkelijke van deze manier van werken is de flexibiliteit. Je haalt iemand binnen, Rob in ons geval, voor de uren die je nodig hebt. In piekperiodes meer, daarna minder. Dat past bij hoe wij georganiseerd zijn.’
Migreren naar Microsoft 365
De eerste stap was helder: de basis moest op orde. Q.G.M werkte met een remote desktopomgeving die steeds meer beperkingen gaf. Samenwerken via Teams liep niet soepel en de oplossing was niet toekomstbestendig. Joris: ‘We liepen hier tegen grenzen aan. Dan weet je dat je moet doorpakken en Microsoft 365 was voor ons de logische volgende stap.’
Rob Ameerun begeleidde vanuit L-IME het hele traject. Van het opstellen van de uitvraag tot het selecteren van een nieuwe IT-serviceprovider en het begeleiden van de migratie. Miranda: ‘Wat heel fijn is, is dat je je vraag kunt neerleggen en dat er iets concreets terugkomt. Het speelveld is groot. Er zijn veel partijen en oplossingen. Dan is het prettig dat iemand dat overzicht heeft en het voor je vertaalt naar wat bij jouw organisatie past.’
Meer dan alleen een project
Hoewel het traject begon als een duidelijk afgebakend project, bleef het daar niet bij. Na de migratie naar Microsoft 365 bleef L-IME betrokken. Niet als uitvoerder van dagelijkse IT-vragen, maar als sparringpartner en regisseur op de achtergrond. Miranda: ‘Onze IT-provider pakt het beheer op. Maar voor alles daaromheen, denk aan nieuwe oplossingen, telefonie, templates of beveiligd mailen, schakelen we L-IME in. Dat betekent in de vorm van onze vaste IT-manager as a service van L-IME; Rob dus. Dat geldt ook voor strategische vragen.’
Joris: ‘Het is niet alleen projectmatig, maar het is ook meedenken. Bijvoorbeeld over informatiebeveiliging of over toekomstige keuzes. Je hebt iemand nodig die vooruitkijkt en zegt: hier moet je op letten. Juist die combinatie maakt het waardevol. Je hoeft niet alles zelf uit te zoeken, maar houdt wel de regie in handen.’
Rust in de organisatie en betere keuzes
De grootste winst zit niet alleen in de techniek. Die zit in rust en focus binnen de organisatie.
Miranda: ‘Je legt een vraag neer en Rob pakt het op. Dat scheelt enorm. Anders blijft het liggen, of wordt het een te groot project om het zelf te doen.’ Joris: ‘Het voorkomt dat je blijft hangen. Daarbij maak je betere keuzes, omdat je iemand hebt die de markt kent en de valkuilen ziet.’
Ook intern is het effect merkbaar. Medewerkers werken flexibeler, hebben minder last van beperkingen en kunnen zich beter focussen op hun werk. Miranda: ‘We krijgen terug dat het gewoon prettiger werkt. Meer focus en dat met meer flexibiliteit. Dat lijkt misschien klein, maar het maakt echt verschil in de praktijk.
IT als randvoorwaarde, niet als doel
Voor Q.G.M is IT geen onderscheidende factor richting cliënten. Het is een randvoorwaarde die gewoon goed moet zijn. Joris: ‘Onze meerwaarde voor cliënten zit in onze inhoud en onze aanpak. Maar IT moet wel op orde zijn. Anders kun je je werk niet goed doen.’ Miranda: ‘Je kunt er misschien niet direct op winnen, maar je kunt er wel op verliezen als het niet goed werkt. En intern maakt het een groot verschil in hoe efficiënt je werkt.’
Met de basis op orde kijkt Q.G.M vooruit. Nieuwe projecten liggen al klaar, van telefonie tot verdere optimalisatie van processen en informatiebeveiliging. Miranda: ‘We blijven doorontwikkelen. IT stopt nooit, maar we hebben nu een structuur die werkt. Met daarbij een IT-provider voor het beheer en L-IME voor de regie en het meedenken.’
Joris: ‘Dat geeft vertrouwen. We weten dat we het goed geregeld hebben en dat we kunnen blijven doorbouwen zonder dat het een log geheel wordt.’ Voor Q.G.M is de balans helder. IT slim extern organiseren, intern de focus houden op waar het echt om draait.