Interview Eva Peeters - Lexxyn
Een extern adviesbureau: Wanneer zet u dat in?We zien dat in selectietrajecten steeds vaker een beroep
wordt gedaan op een externe adviseur. Waarom zou je een
raadgever in de arm nemen? We vragen het Eva Peeters van
L-IME; een onafhankelijk adviesbureau voor de advocatuur.
‘Bij het selecteren van een nieuw softwarepakket roepen kantoren vaak de hulp in van hun accountant of systeembeheerder. Terecht, deze kunnen, zeker binnen hun vakgebied, advies geven. Zo zal een systeembeheerder de techniek onder de loep nemen en de accountant de financiële mogelijkheden binnen het systeem.
Een IT-er wil graag dat de IT-infrastructuur, door hem kritisch opgebouwd en onderhouden, stabiel en intact blijft. De accountant werkt bij voorkeur in een financieel boekhoudsysteem dat hij of zij kent. Voor deze partijen is het echter lastiger om kritisch te kijken naar de functionaliteiten van een praktijkmanagementsysteem dat zij zelf niet gebruiken, maar de advocaten en secretaresses des te meer. Om die redenen kan een externe kritische noot, met voeling met IT, het landschap en de dagelijkse praktijk, uitkomst bieden.
Bij kantoren waar verschillende werkprocessen naast elkaar bestaan, valt er met de inzet van automatisering een optimalisatieslag te maken. Om maximaal voordeel te behalen kan een externe adviseur meerwaarde bieden. Hierbij is het van belang een partij in de arm te nemen die, zonder voorkeur voor systemen, de behoeften van de gebruikers centraal stelt en vanuit daar de voelsprieten gaat uitzetten. Het palet aan mogelijkheden is de afgelopen jaren zoveel breder geworden, het is belangrijk je als kantoor daarover goed te laten voorlichten. Vanuit daar kunnen kantoren gaan trechteren.
Breder palet aan mogelijkheden
Vragen wij kantoren naar pakketten waar ze naar (willen) kijken dan noemen ze allemaal dezelfde namen. Vaak de systemen die het meeste reclame maken, maar die inhoudelijk lang niet altijd met elkaar te vergelijken zijn. Terwijl op onze long- en shortlist regelmatig systemen vermeld staan, waar kantoren nog nooit van hebben gehoord. Of van combinaties van applicaties of start-ups waarvan ze niet hadden kunnen bedenken dat die mogelijk waren.
Wat kantoren zich niet altijd realiseren is dat het IT-landschap voor de advocatuur behoorlijk is opgefrist.
Van long- naar shortlist
Om tot een long- en uiteindelijk shortlist te komen is het cruciaal om te beginnen bij de individuele gebruikers. Zo starten wij ieder selectietraject met interviews. Hierin analyseren we hoe gebruikers werken, of dat efficiënt is en wat ze graag anders zien. We peilen de ambitie van het bestuur en van het individu. Niet alleen de advocaten, maar ook de secretaresses spreken we uitvoerig. Advocaten weten hoe ze hun praktijk willen voeren.
Het secretariaat kent de werkwijzen én huidige hiaten. Het is extreem belangrijk voor de acceptatie van een nieuw pakket dat ieders argumenten zijn gehoord. Wij geven geen advies zonder de organisatie te spreken. Op basis van de interne gesprekken kun je de volgende stap nemen. Het formuleren van een
advies, waarin aandacht wordt gegeven aan angsten én aan diep gekoesterde wensen van medewerkers. Onze mantra in deze fase is: ‘Stel niet de functionaliteit, maar het werkproces centraal.’ Inventariseer vanuit het werkproces pakketten die dat proces ondersteunen of die jouw probleem oplossen. Zo adviseren wij, na de interviewfase, altijd zo’n tien pakketten én lichten wij toe waarom wij er bijvoorbeeld vijf op de shortlist zouden zetten. Deze bespreken we in detail. Op basis hiervan worden dan meestal zo’n drietal leveranciers uitgenodigd voor een demonstratie. Het is belangrijk dat je als kantoor verbanden ziet en weloverwogen een keuze maakt. Op die manier kun je makkelijker uitleggen waarom bepaalde pakketten afvallen.
En dan het implementatietraject
Uit ervaring weten we dat deze trajecten door kantoren vaak worden onderschat. Zeker aangaande het werk dat er voor een kantoor bij komt kijken: het brainstormen over werkprocessen, maar ook opschoning van het archief bij een migratie. Als je vijf verschillende werkwijzen terugbrengt tot één uniform gestroomlijnd proces - en daarbij reële verwachtingen wilt houden - dan is het altijd zinvol om een externe partij te betrekken. Een club naast je die eerlijk is, maar die je ook geruststelt: ‘Ja, je gaat na de livegang zoeken naar een document dat ineens elders lijkt te staan en na een maand is het nog niet allemaal perfect. Maar wees daar niet te bang voor. Een document is nooit echt weg en het nieuwe werkproces went uiteindelijk echt wel.’
Kortom, een externe adviseur is uw vraagbaak en uw sparringpartner. Eén die kritische vragen durft te stellen, maar empathie toont als het gaat om angsten en wensen. Een personal shopper die weet wat er te koop is, wat past en wat vloekt. Niet alleen tijdens de voorselectie, maar ook tijdens de implementatie en de periode daarna kan een adviseur een rol spelen om het maximale uit een pakketselectie te halen.