Stand van zaken rondom reset KEI

 

 

Onlangs heeft minister Dekker het Basisplan digitalisering van de Raad voor de Rechtsbijstand bekend gemaakt. Wat betekent dat nu voor de stand van zaken mbt KEI?

Ten eerste: het is 'nog maar' het plan vanuit de Raad voor de Rechtspraak om het project KEI vlot te trekken na de 'reset'. Hier is dus nog niet over beslist.

In het basisplan digitalisering wordt door de Raad gekozen voor een nieuwe digitaliseringsoplossing voor civiel- en bestuursrecht waarmee uiteindelijk verplicht digitaal procederen zoals onder KEI bedoeld alsnog kan worden ingevoerd. Het hoofddoel is: het bereiken van digitale toegankelijkheid van de Rechtspraak voor procespartijen en procesvertegenwoordigers. Van het terugdraaien van KEI-wetgeving lijkt dus geen sprake te zijn, als het aan de Raad voor de Rechtspraak ligt.

Onderdeel daarvan is een extern toegankelijk digitaal dossier. Dit zal stapsgewijs moeten worden bereikt. Het resultaat zal zijn, volgens de Raad, dat binnen enkele jaren de berichten- en stukkenuitwisseling tussen partijen, zaaksbetrokkenen en gerechten digitaal kan plaatsvinden overeenkomstig het digitaliseringsregime van de KEI wetgeving en uiteindelijk voor professionele procespartijen verplicht kan worden gesteld

Hoe gaat dat dan in zijn werk? 

Voor een behapbaar en beheersbaar traject is nodig dat aan twee randvoorwaarden wordt voldaan, aldus het plan. Ten eerste de loskoppeling van de digitalisering van het invoeren van grote inhoudelijke vernieuwingen van het burgerlijk procesrecht die door KEI zijn ingezet. En ten tweede moet het digitaal procederen ook in civiele zaken vrijwillig worden zodat uitgebreider getest kan worden. Net als in het bestuursrecht. Pas als duidelijk is hoe die splitsing in zijn werk zal gaan en pas wanneer die vrijwilligheid is gegarandeerd, kan met de planning van de eerste zaakstroom worden begonnen.

Digitale toegankelijkheid dossiers

Voor nu wordt dus gefocust op digitale toegankelijkheid en worden alle andere ambities met betrekking tot KEI los gelaten. De nu voorliggende digitaliseringsoplossing biedt in de kern daarmee het volgende aan:

  • een externe partij krijgt via een digitaal kanaal (webportaal of een systeemkoppeling) toegang tot een digitaal systeem van de Rechtspraak.
  • Via dit digitale kanaal kan deze externe partij een zaak aanhangig maken bij een gerecht en kunnen vervolgens alle berichten- en stukkenuitwisselingen tussen de procespartijen en het gerecht digitaal verlopen.
  • Voor partijen en procesvertegenwoordigers die gebruik maken van het portaal of de systeemkoppeling is daarbinnen ook het zaaksdossier digitaal in te zien.
  • Aan de interne rechtspraakkant van het digitale systeem, komen deze zaken, stukken en berichten terecht in een digitale postkamer. De processtukken en berichten die door het gerecht op papier worden ontvangen, worden door de griffiemedewerkers (onder substitutie) geconverteerd naar een digitale vorm en toegevoegd aan het digitale zaaksdossier.

Zowel het portaal als het aansluitpunt blijven dus in stand.

 

Wat verandert er dan wel? Best veel!

Zo wordt het webportaal ontkoppeld van het achterliggende primaire processysteem bij de Rechtspraak (‘Mijn Werkomgeving’). Dat is van belang omdat het portaal daarmee veel makkelijker ingezet kan worden voor andere typen zaken. De in te dienen documenten moeten voldoen aan strengere eisen voor het bestandsformaat, zodat er geen of zo min mogelijk interne conversie van digitale documenten meer nodig is. Vermoedelijk betekent dit dat ook bij het portaal PDF-A de standaard wordt. 

Ook een belangrijke ontwikkeling - waar geen advocaat rouwig om zal zijn - is dat de formulieren worden losgelaten: het gaat vooral om het uitwisselen van documenten.

Deze wijzigingen impliceren dat er in eerste instantie meer met – voor techneuten althans – ‘ongestructureerde’ documenten en minder met gestructureerde gegevens gewerkt gaat worden. Een beetje terug naar de kern dus: de huidige procedures digitaliseren, in plaats van een heel nieuw proces inrichten.

Samenvattend valt op dat de koers om te sturen op een alles in één oplossing is losgelaten. Het proces staat niet meer centraal, het gaat nu vooral om informatie-uitwisseling. Ook zijn de interne werkprocessen bij de Rechtspraak losgekoppeld van het portaal, waardoor er minder afhankelijkheden zijn. Het is makkelijk om te zeggen dat ‘men’ dit al vanaf het begin had moeten doen; laten we het erop houden dat het mooi is dat dat inzicht er nu is.

Planning

En wanneer gaat dit dan gebeuren? 2019 wordt het startjaar, aldus het plan. En verder wordt per zaakstroom een project opgestart waarbij steeds bij een instantie zal worden getest in een vrijwillige setting om daarna die ene zaakstroom landelijk in te gaan voeren. Hopelijk wordt er door de advocatuur dan wel meer gebruik gemaakt van de vrijwillige fase om te testen, want dat was eerder een moeizaam proces. Het zou helpen als er geen toestemming meer nodig is van de wederpartij om digitaal te werken, en met de nieuwe opzet van de gesplitste werkwijze zou dat tot de mogelijkheden moeten behoren.

Het streven is om al in de loop van 2019 de eerste – eenvoudige ! – zaakstromen daadwerkelijk op te gaan pakken. Voor het overige is de planning nog niet erg concreet, maar op basis van de begroting lijkt het dat het doel is om een en ander voor 2023 af te ronden.

Lopende zaken

Wat gebeurt er met de huidige KEI procedures? Voor de asielzaken wordt gekeken hoe de huidige procedures uitgefaseerd kunnen gaan worden zonder een te zware belasting voor de IND. Over de belasting voor asieladvocaten wordt niet gesproken in het plan. Voor de civiele zaken die in Midden Nederland en Gelderland lopen moet hetzelfde worden onderzocht. Hier wel in overleg met de advocatuur.

Maar zoals gezegd: het is nog maar een plan. 

Dus: wordt vervolgd!