De IT blauwdruk van je kantoor: de begane grond

De eerste bouwlaag, oftewel: de begane grond.

De fundering is gelegd door een goede basis infrastructuur en de basisapplicaties voor tekstverwerking, e-mail en het tijdschrijven en declareren. Daarmee kom je bij de eerste woonlaag: de begane grond. Een woonlaag die elk huis heeft en waar dus de kamers in terugkomen die elk huis moet hebben, zoals een hal, de keuken en het toilet.
Om de vergelijking terug te brengen naar de IT inrichting van je kantoor:

welke IT-toepassingen worden, na het implementeren van de basiscomponenten, door de meeste kantoren als eerste ingevoerd?

Dat zijn de toepassingen die direct gelieerd zijn aan het krijgen van grip op de productie van je kantoor: documenten! Het sleutelwoord daarbij is: efficiency. En als je het hebt over efficiency dan komen huisstijl, documentbeheer en informatieverwerking om de hoek kijken.

Deze ‘kamers’ bespreken we hierna één voor één waarbij we afsluiten met de verschillen tussen een éénkamerappartement en een woonhuis met losse kamers, oftewel de verschillen tussen een best-of-breed en een alles-in-één-oplossing.

De voordeur: documentcreatie en huisstijlbewaking, oftewel: sjablonen en modellen.

Een advocaat produceert heel wat documenten. Het is zaak om als kantoor met een eenduidig gezicht naar buiten te treden. Je bouwt als kantoor immers aan een merk. Herkenbaarheid is daarbij cruciaal. Daarom is het van belang dat de documenten die kantoor verlaten dezelfde stijl hebben. Dat zit hem in het logo, maar ook in lettertype, wijze van nummering en overige aspecten die zien op de ‘opmaak’ van een document. Bovendien wil je – in het kader van de efficiency – niet elke keer opnieuw de n.a.w.- en dossiergegevens handmatig moeten invoeren (met een grotere foutkans bovendien).

Je kunt binnen Microsoft Word werken met sjablonen die de huisstijl bewaken en ook het werken met tekstfragmenten is eenvoudig mogelijk in Word. Is dit niet toereikend, bijvoorbeeld omdat er te veel mensen met verschillende specialismen op kantoor werken, waardoor er veel verschillende sjablonen nodig zijn? Of omdat je de invoer van dossiergegevens wil ‘automatiseren’? Geen probleem, er zijn diverse applicaties op de markt voor documentcreatie en huisstijlbewaking. Wil je weten welke? Check de IT-Kieswijzer en vink ‘huisstijlbewaking’ aan.

Let er bij de selectie van een dergelijke applicatie wel op of deze geïntegreerd kan worden met mogelijke andere softwareprogramma’s waar al mee gewerkt wordt of waar je mee wilt gaan werken. Denk aan het invoegen van n.a.w.-gegevens die uit de Outlook-contacten komen of uit een relatiebeheersysteem (CRM). Maar denk ook na over de toekomst: moeten de modellen alleen de huisstijl bewaken of wil je – nu of in een later stadium – gaan werken met echt slimme modellen waarmee je grote efficiency slagen kan halen doordat ze eenvoudig samengesteld kunnen worden met behulp van een beslisboom?
Of wil je die mogelijkheid misschien aan (een paar van) je cliënten ter beschikking stellen of zelfs aan iedereen die je website bezoekt? Allemaal zaken om over na te denken bij de inrichting van deze kamer.

De keuken: document- en e-mailmanagementsysteem, oftewel: het DMS.

Het DMS is als je keuken: je hebt het nodig om als kantoor te kunnen blijven leven. Daarbij maakt het niet uit of het een keukenblok in je appartement is of een losse woonkeuken met kookeiland, als er maar een centrale plaats is waar het voedsel bereid kan worden. Een plaats waar alle dossiergerelateerde en cliëntgerelateerde documenten en e-mails centraal voor iedereen toegankelijk – binnen de regels van de AVG – bewaard kunnen worden. Een systeem dat een digitale evenknie is van je papieren dossier.
Eenvoudig documenten en e-mails opslaan op een uniforme wijze in een overzichtelijk digitaal dossier vergroot de efficiency enorm. Bij interviews op kantoren worden klachten hierover ('ik kan niks terugvinden') als het meest belemmerend voor de praktijkvoering ervaren. Goede doorzoekbaarheid is vaak een belangrijke afweging om voor een DMS te kiezen in plaats van de wildgroei aan mappen op een netwerkschijf of de losse mailboxen van kantoorgenoten waartoe niet iedereen toegang heeft. Dat is alsof de belangrijkste ingrediënten van je maaltijd in een kastje staan waar je de sleutel niet van hebt, of waar je wel bij kan maar waar het zo’n rommeltje is dat je je elke keer weer een ongeluk zoekt naar de juiste kruiden.

Werk-/studeerkamer: digitaal dicteren en spraakherkenning.

Jaren geleden ging het dicteren al van een bandje naar een digitaal bestand met de komst van softwareprogramma’s om digitaal te kunnen dicteren. Hierdoor werd het eenvoudiger om met een team van secretaresses te gaan werken in plaats van 1 op 1 of 1 op 2. Tegenwoordig wordt een dergelijke oplossing dan ook vaak ingezet om de werkstromen te beheren van alle dictaten die door iedereen vanaf een dicteerapparaat of een smartphone worden ingezonden. Zo kan je als kantoor de werkdruk goed monitoren en waar nodig bijsturen (resource management). Door digitaal te dicteren kan je ook flexibeler werken (dictaten insturen vanuit huis of elders) en de keuze maken voor een flexibele secretariële schil door de inzet van zogeheten ‘virtual assistents’.

Wanneer een kantoor ervoor kiest om secretaresses voor ander werk in te zetten dan het uitwerken van dictaten of wanneer je meer wilt doen met je stem dan alleen teksten inspreken die vervolgens nog uitgewerkt moeten worden, dan is spraakherkenning een interessante optie om te overwegen. Vooral als advocaten veel onderweg zijn en de ‘verloren’ uren die ze niet achter een toetsenbord doorbrengen willen spenderen aan declarabel werk dat direct verwerkt wordt, ook buiten kantooruren.
Realiseer je wel dat spraakherkenning niet voor iedereen is weggelegd: de techniek is inmiddels weliswaar behoorlijk geavanceerd, maar het vergt nog steeds enige tijd en inspanning voordat je stem goed wordt herkend, het systeem jouw specifieke jargon (her)kent en er een herkenningspercentage van 99% kan worden gehaald. Niet iedereen heeft daarvoor het geduld…

Wat voor huis heeft je voorkeur? Een éénkamerappartement of een tussenwoning met losse kamers?

Afhankelijk van wat voor huis je gebouwd hebt beschik je over allemaal losse kamers of heb je een tweekamerappartement waarbij de keuken zich in de woonkamer bevindt en waar je werkkamer in feite een los bureau in de hoek van de slaapkamer is. Dat is bij je IT huis niet anders.
In sommige gevallen is de documentmanagementfunctionaliteit en de huisstijlapplicatie onderdeel van een ‘alles in één-oplossing’ (ook wel 'praktijkmanagementsysteem' (of PMS) genoemd) terwijl andere kantoren er voor kiezen om elk aspect geheel naar eigen keuze in te richten en daarom kiezen voor een zogeheten ‘best-of-breed’ oplossing. Daarbij schaffen ze losse applicaties aan die d.m.v. koppelingen (de centrale hal, als we de vergelijking consequent doortrekken) met elkaar in verbinding staan en informatie uitwisselen.
Een ‘alles-in-één’-oplossing wordt ook vaak een praktijkmanagementsysteem (PMS) genoemd maar die term is verwarrend omdat er ook PMS’en zijn die zich alleen richten op urenregistratie, facturatie en boekhouding waardoor ze in de best-of-breed variant ingezet kunnen worden. Er is dus voor ieder wat wils, maar je moet wel weten wat je met elkaar vergelijk als je een PMS oplossing beoordeelt. Net als bij de aankoop van een huis. De één zweert bij een appartement met alles centraal en één aannemer, terwijl een ander behoefte heeft aan meer ruimte of flexibiliteit en de mogelijkheid voor het zetten van een aanbouw in de toekomst open wil houden en daarom kiest voor een tussenwoning met losse kamers.

Wat de beste keuze is voor jouw kantoor hangt af van diverse factoren, zoals de te verwachten groei, jullie strategische propositie in de markt en het type praktijk. Om een goede keuze te maken is het daarom belangrijk om te beginnen met het in kaart brengen van de behoeften. Bekijk vervolgens wat er door welke leverancier geboden wordt. Maak onderscheid tussen fabels en feiten en vergelijk de aanbieders. Het is niet per definitie zo dat een best-of-breed oplossing duurder is of dat een klein kantoor persé beter af is met een alles-in-één oplossing. Net zo min als dat een alles-in-één oplossing tekort zou schieten in het effectief managen van alle documenten en e-mails of voor het toepassen van goed relatiemanagement. Het is dan ook de moeite waard om goed te kijken en te vergelijken wat er allemaal te koop is.

'On premise', hosting of SaaS?

Daarnaast is er nog een keuze te maken, die los staat van de keuze voor een appartement of tussenwoning en die in feite bij de bouw van de fundering al aan de orde zou moeten zijn geweest: wil ik alles op eigen servers hebben staan (‘on premise’), op servers van mijn IT-beheerder (‘hosting’) of op de servers van de software leverancier(s) (een webapplicatie of ‘Software as a Service’).
Hoewel het werken in de cloud een enorme vlucht heeft genomen, ook in de advocatuur, zijn sommige advocaten nog steeds sceptisch als het gaat om de veiligheid van deze data in de cloud. Wat ons betreft ten onrechte.

‘De cloud’ is in feite niet meer dan een server in een goed beveiligd datacenter aan de rand van een stad in plaats van bij u op de tweede verdieping of in de kelder. Een systeembeheerder biedt het werken in de cloud vaak aan onder de naam ‘hosting’ en dan gaat het in feite om je eigen (gehuurde) server die op een externe locatie staat waar je systeembeheerder toegang toe heeft.
Bij webapplicaties of SaaS oplossingen worden de data opgeslagen bij de leveranciers van die software applicatie. Een variant daarop is wat men de ‘publieke’ cloud noemt: daarbij worden de data opgeslagen op de servers van hele grote leveranciers, zoals Microsoft of Google.
Veel kantoren zijn daar nog huiverig voor, hoewel dat tij – met de opmars van Office365 waarbij je afspraken kan maken over waar je data opgeslagen wordt – ook begint te keren. De hardnekkige gedachte dat in de cloud werken niet zou mogen van de Orde is in ieder geval onjuist (check de site van Orde voor tips over vertrouwelijkheid en ICT).  

Er is hoe dan ook een duidelijke trend ingezet dat eigen servers niet meer vervangen worden en dat men dus over gaat naar een vorm van 'werken in de cloud’, maar dat kan dus zowel hosting zijn als het gebruik maken van een publieke cloud zoals met Office365. En ook hier geldt: dit is een persoonlijke keuze waar je je senang bij moet voelen en waarbij de afweging t.a.v. het kostenaspect en de gewenste flexibiliteit voor iedereen anders uitpakt.

In de volgende blog gaan we het hebben over de tweede bouwlaag: de 1ste verdieping, die staat voor verbetering van de interactie, zowel intern als extern.

 

Stay tuned!