Damsté gaat Optimaal Digitaal

L-IME zorgt voor een naadloze transitie

Damsté advocaten - notarissen werkt, vanuit Enschede en Amsterdam, al ruim 100 jaar aan complexe juridische vraagstukken voor bedrijfsleven, overheden en particulieren. ‘Oprecht het best’ is wat ze met meer dan 100 specialisten dagelijks waarmaken. Om dat te waarborgen gaat de IT-omgeving compleet op de schop en wordt deze helemaal opnieuw opgebouwd, met de relatie als centraal middelpunt. L-IME helpt om dit proces, met als werktitel ‘Optimaal Digitaal’, soepel te laten verlopen.

 

Relatie centraal

Damsté werkt sinds jaar en dag met een alles-in-een systeem. Vorig jaar ontstond echter steeds nadrukkelijker de wens om niet zozeer vanuit het dossier, maar meer vanuit de relatie te gaan werken.
Robert Brunink, Manager Marketing & Communicatie bij Damsté, vertelt hierover:

‘In een tijd waarin de belangrijkste ‘asset’, naast menselijk kapitaal, relaties zijn, is het niet meer dan logisch dat niet langer dossieradministratie en boekhouding, maar de relatie centraal staat. Een overtuiging die voorkomt uit onze missie: ‘het beste voor onze klant’. Dit betekent in de praktijk dat CRM (Customer Relationship Management) een prominente, kritische, rol binnen onze bedrijfsvoering dient in te nemen. Dit was een belangrijke aanleiding om uit te kijken naar een nieuwe oplossing, waarbij Damsté voor de keuze stond:

een alles-in-een pakket of een ‘best of breed oplossing’.'

Damsté heeft gekozen voor het laatste; een wereld waarin het beste van iedere discipline samenkomt. Er was geen ideale situatie voor Damsté te vinden, dus gaat het kantoor deze zelf creëren met de helpende hand van L-IME. Met deze hernieuwde werkomgeving komt het kantoor tegemoet aan alle hedendaagse en toekomstige wensen en eisen van cliënten en haar medewerkers. 

 

Creëren van draagvlak binnen de organisatie

Robert vervolgt: ‘Maar voor we zover zijn, dient er nog veel te gebeuren. Het betreft een flinke klus, waarbij meerdere applicaties van verschillende leveranciers naadloos geïntegreerd moeten worden. Er komt een nieuw praktijkmanagement systeem voor de advocatuur, een uitbreiding van het bestaande praktijkmanagement systeem voor het notariaat, nieuwe applicaties voor de financiële administratie en inkoopfacturen, een relatiebeheer (CRM) systeem, een systeem voor documentcreatie en huisstijlbewaking, een pakket voor debiteurenbeheer en een e-mail marketing systeem. Deze worden onderling gekoppeld, met als centrale spil het CRM-systeem. De introductie van deze nieuwe systemen is complex, omdat verschillende soorten software met elkaar moeten samenwerken. Zowel de advocatuur als het notariaat gebruiken allebei specifieke software. De output hiervan moet echter op relatieniveau en in de boekhouding bij elkaar komen. Een flinke uitdaging.’


Tel daarbij op dat dit leidt tot nieuwe systemen voor nagenoeg iedere discipline, inclusief gewijzigde werkprocessen en het opschonen van data. Kortom, vooral voor de medewerkers verandert er veel.
Robert vertelt hierover: ‘Naast kwaliteits- en efficiencyvoordelen biedt het ook kansen voor cross- en upsell, maar voordat het zover is dient dit ‘nieuwe werken’ door de gehele organisatie omarmd te worden. Het creëren van draagvlak hiervoor is een uitdaging. Gelukkig doen we dit niet alleen, L-IME helpt om dit project soepel te laten verlopen, waarbij Marjan Hermkes van L-IME optreedt als projectmanager. Zij is de spil tussen functionaliteit en medewerkers en een onmisbare schakel tussen het management en leveranciers. Marjan bewaakt de planning, stuurt de voortgang en coördineert acties. Als projectmanager smeert zij dit ICT-project tot een goedlopend geheel. ’


Marjan Hermkes, L-IME, licht toe: ‘L-IME adviseert en assisteert Damsté bij dit interessante en uitdagende traject. Er spelen veel belangen en we hebben te maken met verschillende leveranciers en systemen. Aan ons de schone taak om deze transitie zo vlekkeloos mogelijk te laten verlopen. We zorgen dat alle neuzen dezelfde kant op blijven. Daarnaast zorgen we dat pakketten en leveranciers in duidelijke taal ‘tegen elkaar praten’. Staan we even stil, dan zijn wij er om de reden hiervan boven water te halen en te bepalen hoe we op positieve wijze weer richting aan de transitie kunnen geven.’

 

L-IME brengt samen

Robert vult aan: ‘L-IME weet als geen ander de vinger op de zere plek te leggen. Ze voelt belangen aan, van ieder individu en van betrokken organisaties, en smelt deze samen. Op slimme, soepele en menselijke manier houdt L-IME het gezamenlijke doel voor ogen en kunnen we vol overtuiging samen de volgende stap nemen. L-IME brengt belangen, systemen en mensen bij elkaar.’